Software de Gerenciamento de Tempo para a sua Equipe

Alô tudo bom aqui é o Dan Cortazio e hoje eu vou mostrar para você como a gente utiliza o Asana, que é um software de gerenciamento de tempo em conjunção com o outro software que gerencia o tempo da galera aqui da minha empresa, e eu gostaria de compartilhar com você.

Descobrimos algo interessante para você e sua equipe, vou mostrar aqui o Asana se você não está familiarizado.

Quem criou o Asana foram alguns programadores do Facebook (Se não em Engano), os programadores saíram e criaram o Asana, e é algo que a gente usa muito, inclusive temos uma lista que está sempre constante… mostrando a lista dos sonhos e objetivos de cada um da empresa.

Todos tem essa lista e é legal isso, porque você sempre está conectando os seus sonhos juntamente com as suas tarefas, algumas dessas tarefas podem contribuir para alcançar seu sonho, e isso é muito legal.

Mas vamos lá, esse não é o objetivo do artigo, e sim mostrar essa ferramenta que é simplesmente sensacional e eu vou te falar o porquê.

Bem, antes estávamos usando dentro do próprio Asana, como se fosse uma extensão, quando você entrava na tarefa você pegava o botão da extensão e clicava nele para começar a tarefa e ele contabilizava o tempo que levava para completar aquela tarefa, beleza? Isso é legal.

Mas não era o completo suficiente, porque muitas vezes o pessoal esquecia de apertar esse botão, estava muito pequeno no canto do browser, então descobrimos outro software que se chama Time Doctor e eu quero falar um pouco a respeito dele para você.

O Time Doctor tem um painel de admin, nele há software que em si é muito simples, você carrega e sincroniza  com as tarefas do Asana.

Coloco uma tarefa aqui por exemplo, ela já começa a rodar e já está contabilizando… contabiliza que eu já gastei 10 segundos nessa nela… ai eu pauso e vou fazer alguma outra coisa.

Depois de um tempo ele pergunta se “Você está aí”, podemos setar se os nossos colaboradores estão muito tempo em break, se eles estão a muito tempo em break sobe uma tela e fala: “você gostaria de trabalhar na tarefa tal que é a última que você parou?”.

Isso é muito legal, porque é o próprio software te ajuda a otimizar e melhorar o tempo da equipe e o seu próprio tempo.

Estou falando da minha equipe, mas pode ser também para você, individualmente também, ok?

Você inclusive pode contabilizar o quanto você gasta na tarefa que você performa no seu negócio, digamos que eu voltei a trabalhar em uma demanda, eu simplesmente aperto o botão e volto a trabalhar nela… e estou aqui fazendo as minhas coisas nessa demanda.

Enquanto eu estou fazendo as coisas o software vai tirando print screens, porque isso? Para de fato saber e mostrar dentro do painel se a atividade está sendo performada, se está sendo feita.

Isso é muito legal para times remotos principalmente, se você estiver mexendo do celular ou tablet, enfim… também é legal policiar todos os integrantes da equipe, implementamos a um tempo essa ferramenta, claro que fomos completamente transparentes falando que o software tira print da tela.

Hoje eu consigo ver que eu mesmo gastei X minutos em uma certa tarefa e eu consigo ver isso para todo o grupo, por exemplo as top 5 tarefas, quanto eu gastei em cada uma e isso também pelo dia da semana.

É possível perceber que o meu colaborador está com uma dificuldade muito grande de desenvolver uma tarefa específica, eu vou lá e ajudo de uma maneira um pouco mais precisa, para fazer com que ele melhore dentro de tal tarefa.

Hoje mesmo eu tive a oportunidade de sentar com um dos nossos colaboradores e mostrei vários insights para ele em relação a produtividade dentro do gmail, para ajudar ele a ser mais rápido lá dentro, respondendo e-mail e tudo mais.

Então se eu percebesse aqui que por exemplo,  eu vi porque eu sentei do lado dele, mas se eu não pudesse estar lá do lado dele, se ele estivesse remoto por exemplo, eu poderia ver talvez aqui que ele está gastando muito tempo dentro do e-mail.

Então como podemos utilizar esse tempo dele lá? É isso que eu vejo como uma grande vantagem, usando uma ferramenta dessa ajuda a ser bem específico em relação as demandas, o tempo gasto nelas, e aí entra em outro nível que é o nosso Gaminfication que estamos fazendo na Adireto.

É basicamente premiar as pessoas por hora trabalhada, efetivamente trabalhadas, que a gente sabe que efetivamente vai apagar lá o banco de horas e etc.

Mas dar uma bonificação por horas trabalhadas, também dar uma bonificação por testes, o nosso negócio é muito baseado em teste, teste, teste, testar muita coisa, se alguém da nossa equipe toma iniciativa de fazer um teste a gente vai premiar, então pode colocar sempre quando for fazer um teste o nome da tarefa começa com teste.

Fica muito mais fácil de ver aqui dentro e analisar quanto tempo ele investiu nesses testes, isso é muito legal por conta disso, além disso existe uma área bem interessante, que é o tempo gasto em cada aplicação.

Antes utilizávamos o Everhour, porém resolvemos nos adaptar e usar o Time Doctor que é mais preciso, beleza?

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