Entender sobre como organizar a contabilidade de uma empresa pode parecer bem simples na teoria. Ainda mais se você tem um contador que faz isso para você. No entanto, todo empreendedor deve conhecer as tendências do mercado e a tecnologia ajuda muito nisso.
No caso dos dados contábeis, a ideia é a mesma. Tanto é que hoje em dia nós temos diversas opções e ferramentas para quem quer melhorar essa questão. E se você acha que isso é mais caro do que o convencional está enganado – porque é mais barato.
Sendo assim, criamos um conteúdo bem explicativo. A ideia é falar, primeiro, do processo de contabilidade das empresas. Depois, vamos falar sobre a importância de manter as informações seguras. E, por fim, explicaremos um pouco mais da contabilidade digital.
O processo de contabilização
O processo de contabilidade hoje em dia, quase sempre, passa pela chamada contabilidade digital. A ideia surgiu com o objetivo de simplificar o contato do empresário com o contador. Sendo que isso vale para toda a contabilização mensal da empresa.
Logo, como todo processo digital, isso tem a ver também com a automatização de atividades rotineiras e na simplificação da comunicação. Comunicação essa que é importante entre cliente, empresa, contador e até mesmo o Fisco.
Para os especialistas, esse processo de contabilização digital tem a grande vantagem de desburocratizar e encurtar o processo de comunicação. Por outro lado, a desvantagem pode estar no fato de que isso ainda é mais viável apenas para empresas de menores portes.
João Pedro Mano é da Accountfy e concorda com isso. Ele diz que esse processo de contabilização se divide em 3 principais blocos. Confira:
- Organização das informações transacionais
- Processamento dessas informações
- Análise da performance da empresa
Sendo assim, a organização das informações tem a ver com os pagamentos, os recebimentos, a emissão de notas fiscais, as movimentações do estoque. Enquanto que o processamento tem a ver com o a apuração de impostos, folha de pagamento, cumprimento das obrigações.
Mas, como organizar a contabilidade de uma empresa?
Essa é a pergunta chave do conteúdo e também a mais difícil de ser respondida. Isso porque existe uma complexidade que varia muito conforme o tamanho e o segmento da empresa em que serão instaladas as ferramentas.
João fala sobre isso também. “Por exemplo, empresas enquadradas no Simples Nacional possuem uma quantidade de obrigações junto à Receita Federal muito menor do que empresas optantes pelo Lucro Real”, ele diz.
Por outro lado, fala que as empresas de serviços (consultoria e escritórios de advocacia e pequenos comércios) possuem um processo de apuração de resultado mais simples do que as indústrias.
Logo, tudo vai depender de cada empresa e do que elas precisam controlar. Podendo ser, por exemplo, estoque de matéria-prima e mercadorias, a realização do processo de apuração de custos, o controle de depreciação, etc.
As ferramentas tecnológicas
Para complementar o assunto sobre como organizar a contabilidade de uma empresa, considere a importância de saber também sobre as plataformas que são usadas para isso. Até mesmo porque hoje existem várias ferramentas com essas funções.
De modo geral, elas oferecem serviços de contabilização de alguns segmentos ou de todos os segmentos das empresas. São planos que vão desde a criação da nova empresa até o gerenciamento da folha de pagamento para empresa de menor porte.
Pedro Mano é um dos especialistas da área. Ele fala de alguns dos cuidados necessários na hora de escolher a melhor plataforma para a sua empresa – porque isso também tem a ver com o seu perfil e com o que você precisa.
Ele diz que o maior risco está mesmo no âmbito fiscal. “O Brasil ainda é um país muito burocrático e isso afeta diretamente as empresas. Por isso, de forma comum, elas são autuadas e multadas”. E o motivo, para ele, tem a ver com os erros de apuração e impostos.
A segurança das informações
Como prometido na introdução do texto, saiba que agora é hora de falar sobre a segurança das informações que você passa para os programas ou plataformas de contabilidade.
Uma pesquisa do Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), mostrou que 43% das micro e pequenas empresas fazem a contabilidade no papel. E 53% dos empreendedores não fizeram nenhum curso para administrar um negócio.
Esses dois resultados mostram que ainda existe falta de conhecimento sobre as facilidades da tecnologia e até sobre como fazer isso de maneira segura.
E como fazer para melhorar essa questão na sua empresa? Essa é uma boa pergunta. Então, saiba sempre será importante conhecer a política de segurança da plataforma. Isso inclui perguntas sobre política de backup da informação e as certificações de segurança.
Além do mais, o ponto principal a que os empreendedores precisam ficar atentos é com o uso da informação. Afinal de contas, as plataformas vão ter acesso as suas informações e cada pessoa da sua sempre pode ter liberdade para saber sobre um ou outro dado.
Leia também – como preparar a contabilidade digital
Como a gente mencionou em várias partes do texto, a contabilidade digital já é uma realidade no nosso país. Tanto é que se você quer saber como organizar a contabilidade de uma empresa usando a tecnologia vai precisar considerar essa tal de contabilidade digital.
Agora, será que você e a sua empresa estão preparados para isso? Esse assunto é bastante extenso e exige um novo conteúdo. A boa notícia é que nós temos esse novo conteúdo, que foi publicado alguns dias. Se você está curioso para saber a resposta, leia na íntegra.
E leve em conta que atualmente o Brasil tem mais de 5 milhões de empresas cadastradas no Simples Nacional e outros 7 milhões de MEIs. Isso quer dizer que tem muito empreendedor que pode usar dessas ferramentas de contabilidade digital para otimizar e baratear processos.
