Saiba como funciona o Kanban e porque usar no empreendedorismo

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O número de empreendedorismo digitais só cresce. Com a pandemia, houve uma grande progressão desses profissionais. Por outro lado, uma das grandes dificuldades deles está em fazer o controle de tarefas ou encontrar o melhor fluxo de trabalho. E entender como funciona o Kanban pode ajudar nesses pontos.

Afinal, estamos falando de uma “técnica” de gestão rápida para o trabalho. Ela pode ser adaptada para vários tipos e níveis de profissionais. É focada em itens visuais. Em resumo, dá para pensar em estratégias visuais para tornar o trabalho mais organizado e mais otimizado.

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Ainda não entendeu nada do Kanban? Tudo bem, vamos por partes. A gente vai falar um pouco sobre o que é isso e como dá para usar no dia a dia. Lembrando que o objetivo é controlar as tarefas e o fluxo de trabalho, melhorando também o rendimento do empreendedor.

O que é Kanban

Para entender como funciona o Kanban, vamos começar pelo começo, literalmente. A história vem lá da Toyota. Isso mesmo a empresa japonesa de carros e começa em 1960. O conceito está dentro do método JIT (Just in Time).

Assim, o JIT visa que se faça apenas o imprescindível para depois ir para a próxima etapa. É um fluxo de trabalho contínuo. Na melhor tradução do JIT, a gente tem algo como “fazer o necessário, quando necessário e na quantidade necessária”.

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Porém, a Toyota precisou mudar o método para melhorar os resultados. E veio a ideia do “agir rápido”. Com base no livro de Henry Ford (Today and Tomorrow), os gestores da montadora criaram o Kanban.

Mas, como funciona o Kanban? Antes de responder essa pergunta é preciso saber que o método facilitou a vida dos trabalhadores da Toyota. O motivo? Melhorou a comunicação entre eles e o entendimento sobre as peças dos automóveis.

Então, agora sim: como funciona o Kanban

Basicamente, é proposto o uso de cartões (como post-its) em um quadro para indicar, de maneira visual, a prática dos recursos e o andamento do fluxo de produção.

De um lado do quadro fica as tarefas a serem executadas (backlog). Do outro, as etapas em execução (que serão entregues ou que já foram entregues). Assim, os cartões vão saindo de um lado para outro.

Por que usar no empreendedorismo

A gente não vai perder muito tempo falando do conceito ou sobre como funciona o Kanban porque é muito mais fácil ver isso na prática. Então, vamos direito ao ponto: as vantagens desse método dentro do empreendedorismo. Encontramos várias vantagens.

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E só para iniciarmos com esses benefícios, vamos citar aqui uma frase de Noah Iliinsky, que fala sobre os métodos visuais. “O cérebro humano é voltado para a análise visual. Ele capta uma enorme quantidade de dados através dos olhos, reconhecendo formas e padrões”.

A visão geral

A primeira vantagem é que esse método permite uma visão geral, uma visão de tudo o que tem que ser feito e do que já foi feito. E isso vale tanto para um quadro físico como para um quadro digital, viu.

Acaba sendo um tópico importante também quando se tem uma equipe ou mais equipes que precisam trabalhar juntas. É o que os estudiosos chamam de “perspectiva holística”.

Atualmente, nós temos muitas ferramentas, inclusive gratuitas, que oferecem a opção de quadros para quem quer organizar as tarefas. O mais legal é que eles são compartilhados em contas podendo ser acessados por várias pessoas, em computadores e celulares.

O acesso a informação

Mais uma vantagem de usar o Kanban é que ele permite o acesso a informação de forma inclusiva. Ou seja, todo mundo sabe sobre o andamento do projeto. Em um ambiente corporativo, isso ajuda na hora de ter transparência e incentivar as pessoas a entenderem a importância do objetivo final.

Ah, ainda sobre a informação acessível, também podemos falar que essa metodologia auxilia na comunicação entre todos. Assim, eles podem se ajustar conforme o cronograma e os prazos anunciados. É a ideia de terem autonomia para equilibrarem-se durante o processo.

E sem falar também que tudo isso está incluído em uma dinâmica simples. A ideia de ser visual já facilita muito. No entanto, o conceito de ter um quadro do que precisa ser feito e que vai para o lado do que foi feito é compreensível para todas as áreas da empresa.

O fluxo de trabalho

Acima, falamos bastante sobre o fluxo de trabalho, não é mesmo? Considere que o Kanban acaba ajudando muito na hora de ajudar os funcionários a “evitarem o desperdício” nas operações. Seja em termos de tempo ou de produção mesmo.

Por exemplo, se há algo a ser simplificado, então, que se faça isso. Se tem algo sobrando, então, que seja removido. E assim por diante. Logo, o fluxo de trabalho é facilitado sem que se comprometa com a qualidade.

As prioridades

como funciona o Kanban

E para terminar essa matéria sobre como funciona o Kanban, também podemos concluir afirmando que o método também auxilia na criação e no cumprimento das metas e dos objetivos. Como? Focando nas prioridades.

Assim sendo, com uma visão ampla dos processos e pensando no fluxo de trabalho, o gestor poderá ter mais capacidade de priorizar o que é urgente, o que é essencial, o que é prioridade de tudo aquilo que pode ser deixado para mais tarde.

E já que falamos do gestor, saiba que ele consegue centralizar as tarefas sem que tenha que ficar delegando elas. Isso porque com as metas claras em um quadro, todo mundo sabe o que tem que ser feito. Assim, ele pode acessar o quadro e ficar sabendo como está o andamento.

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